Réunion du 9 février 2018
Salle des associations de Chepniers
La déclaration de « La Forestière »
Le 12 décembre dernier, le président et moi-même avons constitué et déposé à la sous préfecture de Jonzac le dossier de déclaration de l’organisation de la Forestière. Tout semblait en ordre et les préparatifs pouvaient donc commencer.
Le 22 janvier, nous avons reçu un message de la sous préfecture pour nous annoncer que le dossier devait être refait car entre temps les documents officiels (Cerfa) avaient changés et les règles d’organisation et de sécurité s’étaient fortement durcies.
Nous avons donc réalisé un nouveau dossier complet ou il nous fallait fournir les parcours de toutes les randonnées, vtt et marcheurs, sur lesquels apparaissaient les positions de signaleurs, une nouvelle attestation d’assurance, les arrêtés municipaux des communes traversées . . . etc. C’est donc presqu’en urgence que nous avons constitué ce nouveau dossier.
Le 9 février, je me suis déplacé à la sous-préfecture afin de rencontrer la personne concernée et lui présenter le nouveau dossier. Après relecture des différents documents fournis, la bonne nouvelle est tombée, nous sommes dans les clous de la règlementation pour l’organisation de notre « hivernale ».
Je tiens à remercier les personnes qui m’ont retourné très rapidement les infos demandées pour réaliser le dossier, pièces d’identités et permis de conduire et qui se sont portées volontaires pour le bon déroulement de cette journée. Ce qui m’a permis de réaliser une liste de près de 20 personnes susceptibles d’être sollicitées sur les parcours le jour « J ».
C’est par cette réactivité et cet engagement des plus investis du groupe que notre petit club pourra proposer de belles manifestations
Pour récompenser les plus rapides des « 55 vitaminés », nos partenaires vélocistes constitueront un petit pochon cadeau. Merci à « La tête dans le guidon » et « Jonzac Cycles »
La répartition des tâches
Les secteurs de nettoyage et balisage
Lors de la dernière réunion du 12 janvier, les secteurs ont été répartis et chacun connait la zone qu’il doit nettoyer et « baliser ».
Les travaux de mise en état des différents parcours ont bien avancé et il ne reste plus que quelques ajustements à réaliser. Ajustements liés essentiellement à la météo, évitement de zones boueuses ou single coupé par un « torrent » temporaire.
Pour le samedi 17 février, il est demandé que chaque responsable de secteur s’assure du fléchage et du balisage des singles.
Les consignes à ce niveau sont toujours les mêmes : une flèche de couleur à l’entrée, deux à trois rubalises dans le single et une flèche en sortie pour indiquer la direction à prendre. Évitons de surcharger l’intérieur des singles qui sont très bien marqués au sol grâce à l’utilisation massive des souffleurs.
Rappel pour la couleur des flèches : JAUNE pour les parcours VTT et ROSE les parcours marcheurs.
Nous nous retrouverons le dimanche 18 février pour une finalisation de ce balisage. Il faudra constituer trois groupes qui partiront de différents points sur le grand parcours avec pour objectif de couvrir et de vérifier tout le circuit dans la matinée.
Les ravitaillements
Là encore la répartition des tâches a été faite lors de la réunion du 12 janvier. Chacun connait la mission qui l’attend le 25 février prochain. Accueil des participants, engagements des randonneurs, tenues des ravitos, et enfin pliage et rangement d’après rando.
Un petit repas, pâté-saucisson-grillades, sera proposé pour les courageux bénévoles et propriétaires.
Des ajustements seront faits en fonction des nouvelles bonnes volontés qui viendraient nous rejoindre.
Le samedi précédent, une forte mobilisation de tous est indispensable pour l’installation, que ce soit à Montendre mais également sur les différents ravitos : montage des tonnelles, installations des tables, approvisionnement des ravitaillements . . . enfin comme d’habitude !
Bonne nouvelle, Yvon a eu confirmation que le magasin Intermarché de Montendre prenait en charge une partie de l’approvisionnement des ravitaillements. Ce qui représente un très beau geste de sponsoring.
Moins bonne nouvelle, Yvon avait fait les démarches nécessaires à la publication d’un article dans l’hebdomadaire « La Haute-Saintonge », mais ils nous ont oubliés. Espérons que ce sera fait sur le numéro du 16 février prochain.
En complément, un article paraîtra dans le quotidien « Sud-ouest ».
Notre réunion se termine par une goinfrerie de succulentes crêpes et délicieux beignets préparés par Nicole. Merci à elle.
Prochaine réunion : Le vendredi 16 février 2018 salle des associations de Chepniers
On a retrouvé Dupond et Dupont😉😂😂😂
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